Möten är sedan länge ett populära som företagsskämt, ofta ses de bara som en tupplur – Vi har väl alla läst en ”Dilbert-strip” med igenkänning?
Men "produktiva möten" behöver inte vara en motsägesle. Så här ser du till att dina möten genererar engagemang och effektivitet – istället för gäspningar och muttrade förbannelser. Analysera ditt syfte och sätt upp tydliga mål. Börja med att förstå varför du vill ha en möte överhuvudtaget. Vad hoppas du uppnå? Se till att ett möte är det bästa sättet för ditt mål. Om ditt mål bara är att sprida information kan ett e-postmeddelande vara bättre och mer tidseffektivt.
Möten är mest effektiva i situationer som kräver interaktion för att få input från flera personer—som brainstorming, problemlösning eller beslutsfattande. Möten är också meningsfulla när ämnet eller frågan är utmanande eller känslomässigt, och det skulle vara bättre att ta itu med problemen och frågor från ditt folk ansikte mot ansikte. När du förstår syftet med ditt möte, utveckla en tydlig uppsättning mätbara mål. Dessa kommer att driva din mötesagenda och hjälpa dig att hålla fokus under själva mötet. Produktiva möten kräver struktur och planering. Skapa en agenda och distribuera den i förväg.
Om du försöker nå ett beslut eller lösa ett specifikt problem, tillhandahåll det nödvändiga sammanhanget, forskning, och parametrar i förväg, så mötesdeltagare har den bakgrund de behöver för att bidra på rätt sätt. Om det är brainstorming du är ute efter är struktur en kritisk del av kreativitet; planera för båda så din brainstorming blir vild och verklig. De bästa mötena engagerar alla aktivt. Använd agendan för att tilldela roller och förtydliga vad du förväntar dig att varje person bidrar med. Dela sedan ut agendan och eventuellt förarbete i god tid så att folk har en chans att fundera över ämnet och förbereda sina bidrag.
Se till att din agenda är realistisk. Försök inte uppnå mer än mötestiden tillåter. Ett sätt att göra detta är att inkludera tidsgränser för varje ämne på dagordningen – säg två minuter till introducera en ny teammedlem, 10 minuter för att diskutera produktionsschemat och så vidare. En överdrivet ambitiös agenda kan leda till att man rusar över viktiga punkter; en ofullbordad agenda är ofta demoraliserande och leder till ännu ytterligare möten.
Alltför ofta förvisar vi "avslutning" till fem minuter - vilket aldrig räcker med tid för en grundlig granskning vem som gör vad och varför. Ge tillräckligt med tid för en betydande översyn av fattade beslut och tilldelade åtgärder för att säkerställa att alla är med. Du sparar tid för samtliga och du kommer att få bättre uppföljning. Du slipper frågor som; ("Varför var det Jag skulle träffa Stig nu igen?”).
Bjud in rätt personer – och rätt antal. Vem och hur många personer som ska bjudas i beror på syftet med ditt möte. Om Syftet är att snabbt dela viktig information med så många människor som möjligt kan gruppen vara så stor som behövs. Men om interaktion är kritisk, blir storleken viktigare. För många deltagare kan kväva kreativiteten, och för få kan begränsa bidragandet och stoppa framsteg. Fem till åtta är ett bra antal.
Fundera på vem som kan hjälpa dig att uppnå och ditt uppfylla målen. Ibland behövs specifik expertis. Vid andra tillfällen är en bred, tvärfunktionell grupp människor mer effektiv. Hur som helst, det är ofta användbart att prata med människor i förväg för att lägga grunden för resultat du hoppas uppnå. Att i förväg "lobba" kan få mötet att gå snabbare och flyta på. Om mötesgruppen är stor, bryt ned till mindre grupper för att arbeta med specifika uppgifter eller problem. Sammankalla sen för att dela resultat. Ta hänsyn till allas tid. Om en individ endast behövs för en del av mötet, planera agendan för att möjliggöra en tidig avresa eller sen ankomst.
Sätt grundregler. Om du träffar samma grupp människor regelbundet, är det ofta bra att låta gruppen utveckla dessa riktlinjer tillsammans. Föreslå annars några spelregler i början av ditt möte och få buy-in från deltagarna. Det är också dags att utse en mötesskrivare för att fånga mötets höjdpunkter.
De bästa riktlinjerna uppmuntrar till deltagarna att hålla mötet på rätt spår. Din grupp kan t.ex besluta att bara låta en person pratar åt gången, inte tillåta avbrott, sätta tidsgränser för bidrag, begränsa konversationer som avviker från det aktuella ämnet och ser till att alla blir hörda. Om du vill avskräcka störare, se till att göra det genom att uppmuntra olika synpunkter. Ofta är de mest omtänksamma eller kreativa människorna de minst benägna att säga ifrån på ett möte.
Se till att du samlar in allas input och får synpunkter från varje deltagare. När alla deltagare känner att de har bidragit, blir en utbredd ”buy-in” och samarbete är mer sannolikt. Börja och sluta i tid. Ingen har någonsin klagat när ett möte avslutades i tid. Många mötesplanerare tycker att det är användbart att utse en officiell tidhållare som arbetar med handledaren för att hålla saker på rätt spår.
Börja med att gå igenom syftet med mötet, varför det är viktigt och vilka målen är.
För att få saker att gå framåt, hantera varje del av mötet. Skriv ned eventuella problem som inte kan lösas, försök att hålla deltagare från att spåra ut i diskussionen eller tappa intresset och begränsa perioder med fråga-och-svar.
Om du hamnar efter i schemat, arbeta med gruppen för att prioritera de återstående punkterna på dagordningen istället för att rusa igenom allt och uppnå lite – eller fatta fel beslut. Ifall tiden rinner ut i mitten av en särskilt givande diskussion, fråga gruppen om det är okej fortsätta längre än den schemalagda sluttiden. Och vara se till att ge tid att avsluta förfarandet. Förtydliga åtgärder och ansvar. Utan en plan för att gå vidare, kan till och med de bästa resultaten kan försvinna när den första entusiasmen och engagemanget minskar. Skapa en handlingsplan och håll dig till den.
Diskutera som grupp och kom överens om specifika åtgärder steg och ansvar, tillsammans med tydliga tidsramar. Identifiera möjliga problem eller utmaningar som kan hindra framsteg och diskutera vem som tar ansvar för att lösa dem, och hur.
Saker att tänka på: vilka resurser behövs, vem måste ge input eller tillstånd, om ytterligare forskning är nödvändig, vilken andra människor borde vara inblandade, och vad mer behövs för att komma vidare. Handlingsplanen är hjärtat i ditt möte—det kritiska resultatet - och en nyckeluppgift för protokollföraren är att fånga det skriftligt.
Följ upp – och följ upp – omgående. När mötet är över börjar uppföljningen. För att driva din handlingsplan framåt, skicka ut mötesanteckningar omgående—inom en dag eller två. Detaljerade protokoll är mindre viktiga än en sammanfattning av mötets huvudpunkter, beslut taget, åtgärdssteg, ansvar och tid ramar. Dela ut mötesanteckningarna till mötesdeltagarna och till alla som kommer att påverkas av de beslut som fattats eller de åtgärder som vidtagits.
När deadline för varje åtgärdssteg närmar sig, följ upp med ansvariga och få en lägesrapport. Om tidsfristerna börjar gå ut, erbjuda att hjälpa. Nyckeln är att behålla den fart och det engagemang som krävs för att driva fram resultatet som sattes i rörelse under ditt möte.
Då kan alla deltagare njuta av tillfredsställelsen som kommer av att arbeta bra och produktivt tillsammans.
